Suche
  • Dr. Wolfgang Schmid

Warum Enterprise Collaboration 4.0?


Zusammenfassung: In diesem Artikel versuchen die Autoren darzulegen, dass heutige Informationstechnologie nicht mehr nur klassisch implementiert werden muss. Sie ist einfach da, man schaltet sie „online“. Das „Online-Schalten“ verspricht aber noch lange nicht Erfolg. Strategische, organisatorische und operative Aspekte der Veränderung sind zu berücksichtigen, damit die neuen Anwendungen Erfolge realisieren.

Teil 1 erklärte „WAS sind Enterprise Collaboration 4.0 Lösungen? Der 2. Teil beschäftigt sich hier nun mit der Frage „WARUM Enterprise Collaboration 4.0?“. Im 3. Beitrag werden wir dann versuchen zu klären „WIE man gewinnbringend Enterprise Collaboration 4.0 einführt“.

Mit diesem WHY-HOW-WHAT-Zyklus (Simon Sinek) versuchen die Autoren ein gesamtheitliches Verständnis für den Nutzen von Enterprise Collaboration 4.0 zu erzeugen.


Ein kurzer Rückblick zu „Was ist Enterprise Collaboration 4.0 (EC4.0)?“.

EC4.0 integriert auf einer digitalen Plattform die Online-Kommunikation - so wie bei Enterprise Social Network (ESN) / Enterprise2.0 (E2.0) -, aber auch die Abwicklung von Office- und ERP-Anwendungen. Vor allem erlaubt EC4.0 die Prozessabwicklung und Verarbeitung von maschinen-generierten Daten, z.B. aus der IoT-Welt. Durch die Möglichkeiten, auch (Arbeits-)Prozesse abzubilden, ist EC4.0 den derzeit bekannten ESN / E2.0-Lösungen signifikant voraus. Nutzer von EC4.0 können ihre tägliche Arbeit direkt auf einer mobilen, agilen und digitalen Plattform verrichten. Näheres zu „WAS ist EC4.0?“ ist in dem ersten Beitrag hier zu finden.   

Aus dem WAS lässt sich relativ leicht das WARUM ableiten. Aber bei der wichtigen Frage nach dem WARUM sollten immer verschiedene Perspektiven betrachtet werden, denn die Mehrwerte von EC4.0-Lösungen haben viele Facetten und können je nach Zielgruppe ganz erheblich und unterschiedlich sein.

EC4.0-Konzepte erlauben die Integration von (Arbeits-)prozessen, Kommunikation, Daten- und Dokumenten-Management auf einer modularen IT-Plattform. Die damit mögliche Verknüpfung von Daten aus ERP-Systemen, IoT-Anwendungen, klassischen Office-Anwendungen sowie Social Media- und E-Commerce-Applikationen bildet eine entscheidende Grundlage für die erfolgreiche Digitalisierung von Unternehmen.


Reine Kommunikations-Tools wie Slack, Yammer oder klassische Enterprise 2.0-Lösungen wie Jive und IBM Connections sind durchaus hilfreich, können aber auch Verhinderer von ganzheitlichen mobilen, agilen und digitalen Lösungen wie EC4.0 sein. Denn sie unterstützen die tägliche Arbeit (Prozesse!) nur bedingt, da sie vor allem auf den Prozess der Kommunikation fokussieren. Das ist zwar notwendig, aber in aller Regel nicht hinreichend, denn Kommunikation ist nur ein, wenngleich auch wichtiger, Aspekt der Zusammenarbeit. Daher haben sich in den letzten Jahren auch viele Vorbehalte bei Anwendern wie Führungskräften etabliert: „mit diesen Tools kommunizieren meine Mitarbeiter ja nur unnötig statt zu arbeiten“. Nach anfänglich starkem Wachstum stagniert die Adoption reiner E2.0-Werkzeuge in Unternehmen unterdessen bei rund 25% (McKinsey, 2015).


Ganzheitliche Ansätze, die auf lange Sicht einen echten Mehrwert für das Geschäft haben, sind naturgemäß umfangreich und komplex, da sie viele Aspekte und Interessenslagen abdecken müssen und immer eine starke strategische Komponente haben. Viele Unternehmen haben noch immer großen Respekt vor ganzheitlichen Lösungen und dem daraus resultierenden Veränderungshub. Oft führt das dann dazu, dass eher im Kleinen herumexperimentiert wird, man nur einzelne Aspekte isoliert betrachtet oder aber das ganze Thema in eine bestimmte Ecke des Unternehmens hinunterdelegiert, anstatt es aufgrund seiner hohen strategischen Bedeutung fürs Unternehmen zur Chefsache zu machen. Ein durchaus verständliches Vorgehen, was aber fast unausweichlich im Weiteren zu großen Enttäuschungen führt.


Bei der Nutzenargumentation für EC4.0 ist es elementar wichtig zu verstehen, dass verschiedene Stakeholder und Zielgruppen im Unternehmen teils ganz unterschiedliche Anforderungen haben und sich dement­sprechend auch die Mehrwerte für diese Gruppen unterschiedlich darstellen. So steht beispielsweise für die Arbeitsebene häufig die Verbesserung/Erleichterung des eigenen Arbeitsumfelds im Vordergrund, während für die Management-Ebene die Verbesserung der Arbeitsprozesse (Effizienz / Effektivität) und die Bedeutung für das Geschäft dominiert. Neben den naturgemäß unterschiedlichen Sichtweisen zwischen Führungs- und Arbeitsebene fokussieren auch verschiedene funktionale Gruppen auf jeweils andere Aspekte. So haben Entwickler sicherlich andere Präferenzen als Vertriebs- oder IT-Mitarbeiter. Diese Gruppen „abzuholen“ und in ein Gesamtbild zu bringen, gelingt nur über ein strategiegeleitetes, ganzheitliches Vorgehen. Die Möglichkeit, dass diese unterschiedlichen Zielgruppen auf einer Lösung integriert – also hierarchie- und abteilungs-übergreifend arbeiten – schaffen nur Enterprise Collaboration 4.0 Lösungen.


Daher wollen wir im Folgenden für Unternehmen & Manager (Führungsebene), Mitarbeiter (Arbeitsebene) und einzelne funktionale Gruppen, wie z.B. IT versuchen die Frage zu beantworten: Warum sollte man EC4.0 nutzen?


Unternehmen und deren Manager sind zunehmend gefordert, ihre Geschäftsmodelle – vor allem im Kontext der Digitalisierung – und die Organisationsform – im Kontext zeitgemäßes Arbeiten - zu überdenken. E-Mail und einzelne Tools wie das immer noch allseits beliebte Excel sind für die dem Markt verantwortlichen Bereiche wie Marke-ting, Vertrieb und Produktentwicklung auf Dauer ungeeignete Hilfsmittel. Starre ERPs ebenso! Synchrone Kommunikation und eine flexible, agile Zusammenarbeit sind damit kaum möglich. Kollaborative Arbeitsplattformen, auf denen alle Stakeholder gemeinsam arbeiten können, sind gefragt – und müssen eine Integration zu ERP und anderen Systemen herstellen können, wenn nicht sogar in Teilen ersetzen (s. auch Felser, 2016).


Das hybride Geschäftsmodell (ein kräftiges, auf 2 Säulen stehendes Geschäftsmodell) wird immer notwendiger. Zum einen werden wiederholbare Prozesse in Logistik und Produktion von den bekannten Systemen auch weiter in Zukunft verwendet und optimiert. Andererseits muss die dem Markt zugewandte Seite (Marketing, Vertrieb und Entwicklung) agiler und kollaborativer arbeiten – mit Unterstützung entsprech-ender Lösungen. ERP und EC4.0 – die IT der 2 Geschwindigkeiten – müssen nebeneinander und verzahnt angewandt funktionieren können.


Und bevor man sich der Digitalen Transformation zuwendet und einzelne übereilte Schnellschüsse macht, empfehlen wir, zunächst einmal die internen Prozesse zu optimieren und, wo sinnvoll, zu digitalisieren, damit sich Mitarbeiter und Führungskräfte mit den Besonderheiten digitaler Arbeit auseinandersetzen können. EC4.0 unterstützt hier auf die leichteste und kompletteste Art und Weise, um den entsprechenden „Digital Workplace“ (digitale kollaborative Arbeitsplattform + passende Hardware + richtige Arbeitsplatzumgebung) für die kreativen Bereiche wie Marketing, Vertrieb und Produktentwicklung, aber auch administrative Bereiche wie Personal-Management aufzusetzen.

Der Bedarf an moderner Führung und Organisation ist getrieben vom Markt und den Möglichkeiten der neuen Technologien.


Mitarbeiter, vor allem die viel zitierten Generationen Y und Z, wollen mit modernen Medien und Tools arbeiten können. Viele nutzen den Kanal „E-Mail“ gar nicht mehr aktiv, sie sind soziale Medien und Plattformen gewohnt. 


Eine effiziente und effektive Fachkräfte-Rekrutierung steht und fällt daher mit der Verfügbarkeit kollaborativer Lösungen. Wie auch oben schon erwähnt, hilft es dann nicht, Lösungen anzubieten, die nur die Kommunikation unterstützen. Mitarbeiter wollen mobil, agil und digital arbeiten können.

Damit gehen Fragestellungen nach den zukünftigen Arbeitsprozessen und Organisationsstrukturen einher. Agile und flexible Prozesse und Organisationen benötigen zwingend kollaborative Arbeitsplattformen wie EC4.0, quasi als gemeinsames „Betriebssystem“.


Arbeit findet zunehmend nicht mehr nur mit „Command & Control“ in der klassischen Pyramiden-Hierarchie (Linien-organisation) statt. Denn dies macht Unternehmen langsam und funktioniert nur im planbaren, stabilen Geschäfts-umfeld gut, nicht aber in einer Zeit zunehmender Marktdynamik und stetig sich be-schleunigender Innovationszyklen.


Insofern sind EC4.0-Plattform-Lösungen schon lange überfällig, um fit für die digitale Zukunft zu werden.

Zu guter Letzt sind EC4.0 Lösungen für bestimmte fachliche Gruppen im Unternehmen von hoher Bedeutung, hier am Beispiel der IT erläutert: nur mit EC4.0 kann sich die IT als echter Befähiger (Enabler) der Organisation für die oben erwähnten Anforderungen positionieren.


Die IT ermöglicht mit EC4.0:

  • die Digitalisierung der internen Prozesse und die Integration von Externen (Vernetzung)

  • die Selbstorganisation und Nutzung agiler Methoden

  • Mobilisierung latenter Kompetenzen (W. Felser)

  • auf einer Plattform integriert und synchron zusammenzuarbeiten und zu kommunizieren

  • die Reduzierung der Anzahl von Systemen, da EC4.0 Messaging, Blogging, Wikis etc. integriert bzw. ersetzt

  • Prozessabläufe um bis zu 70% zu verkürzen (Bosch)

  • Arbeiten ohne E-Mails und somit eine Produktivitätssteigerung um bis zu 8% (Chui et al. 2012)

  • eine bessere Entscheidungsqualität, da Daten und Prozesse für alle Beteiligten real-time transparent sind und alle Beteiligten immer up-to-date sind, ohne immer nachfragen zu müssen und ohne, dass Informationen potenziell verloren gehen

Letztendlich verschafft die IT sich selbst und dem Unternehmen damit eine verbesserte Reputation durch die Anwendung moderner, zeitgemäßer IT-Lösungen wie EC4.0 und etabliert sich gleichzeitig als strategischer Partner für die Unternehmensführung.


Eine ähnliche Argumentation lässt sich auch für andere funktionale Gruppen erstellen, für die Kollaboration, Innovation und Agilität von entscheidender Bedeutung sind. Genannt seien hier z.B. der HR-Bereich, die Entwicklung, Marketing und Sales.


In diesem Teil 2 unserer Blog-Serie stand die Frage „WARUM Enterprise Collaboration 4.0?“ im Vordergrund (leicht veränderte Version des Beitrages in LinkedIn, 20.6.2017). In nächsten Teil 3 wird der Frage nachgegangen „WIE führt man EC4.0 ein?“, denn die Einführung ist kaum eine technische Herausforderung, sondern eine, die das Management und die Mitarbeiter fordert, um signifikante, geschäftsrelevante Potenziale auch wirklich zu heben. Organisation, Prozesse und Verhalten ändern sich mit der Nutzung von EC4.0. Aber es führt kaum ein Weg daran vorbei, weil die Vorteile unübersehbar sind.


4 Ansichten

addWings Services